Devonthink Software Blogbeitrag von Media Motion AG, Wittenbach
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DEVONthink 3

Die «Eierlegende Wollmilchsau» für das papierlose Büro (nur Mac)

Wer kennt dies nicht: Rechnungen, Quittungen, Sitzungsprotokolle, Prospekte und vieles mehr stapeln sich auf dem Bürotisch, auf dem Sideboard oder in ganz schlimmen Fällen auch dem Fussboden. Ein solches Dokumenten-Chaos lässt einen schnell den Überblick verlieren und dies nicht bloss bei der Suche nach einem speziellen Dokument, sondern auch im Alltag, wenn es um das Fokussieren auf die richtigen Prioritäten geht. Damit dieser «Papierkrieg» nicht den Alltag dominiert, muss Ordnung und Struktur her.

Doch wie?

Alles in bunte Bundesordner ablegen, nach Register strukturiert und mit einem schönen Inhaltsverzeichnis versehen? Kann man machen, denn das war schon zu Grossvaters Zeiten die bevorzugte Wahl der Datenablage. Mit der Zeit sammeln sich aber Dutzende Ordner an (mit ebenso viel Staub darauf) und man verliert nebst viel Platz, auch bereits wieder den Überblick über die «eigenen gesammelten Werke».

In Zeiten der Digitalisierung und bei Schlagworten wie «Minimalismus» und «Simplicity» muss es doch eine bessere Lösung als Bundesordner und Hängeregister-System geben.

Claro! Mit DEVONthink (allerdings nur für Apple/Mac), einer ausgeklügelten Software, die alle Dokumente intelligent speichert, strukturiert und bei Bedarf einen auch schnell wieder finden lässt; kann man die Informations- und Papierflut bestens bewältigen. Dies zudem auch noch nachhaltig und nicht bloss bis zur nächsten Steuererklärung.

DEVONthink legt automatisch Dokumente ab, je nachdem, wie zuvor ähnliche Dokumente einsortiert wurden. Mittels intelligenter Regeln lassen sich Dokumente automatisch archivieren, umbenennen oder auf andere Weise automatisch weiterverarbeiten.

Durch Tagging von Dokumenten lassen sich diese ebenfalls sortieren, in Relation zueinander setzen und somit schneller wieder auffinden. Eine Synchronisationsfunktion sorgt dafür, dass die Dokumente auf allen genutzten Geräten wie MacBook, iMac, iPad oder dem iPhone stets à jour sind.

Es können mehrere Datenbanken (DB) angelegt und somit die Informationen/Dokumente z.B. in einzelne DBs wie Arbeit, Privat, Verein, Politik, Schule, Steuern usw. strukturiert werden.

Aber gibt es hierzu nicht schon Evernote?

Doch. Theoretisch schon. Tja, eigentlich nicht wirklich. Evernote bietet auf den ersten Blick zwar weitgehend die gleichen Funktionen, sieht sogar hinsichtlich Userinterface hübscher, bunter, cooler aus und vermarket sich dabei plakativer als DEVONthink. Die dunkle Seite der Macht liegt aber in der Architektur und den «nicht immer dem User zugeneigten» Absichten von Evernote verborgen.

Warum hat DEVONthink schlussendlich Evernote abgelöst?

Die Dokumente/Daten werden in Evernote so verschachtelt abgelegt, dass man sie a) kaum bzw. nur sehr mühsam wieder aus dem Tool rausbekommt und b) werden die Daten auf der Evernote-Cloud (USA) gespeichert, wodurch man nicht genau weiss, was damit wirklich alles angestellt wird.

Was man jedoch bei DEVONthink in die Datenbank importiert, kriegt man auch genauso wieder aus dem System raus – sogar inklusive entsprechender Ordnerstruktur (!). Man kann somit seine Daten jederzeit exportieren; was in Evernote wie erwähnt sehr schwer bis unmöglich ist. Man bleibt somit zu jedem Zeitpunkt «Der Herr der Dinge» – Frodo Beutlin hätte seine reinste Freude an DEVONthink…

Unser Fazit nach über einem Monat DEVONthink

Nahezu alle Bundesordner (Rechnungen, Quittungen, Dokumentationen, Garantiescheine, usw.) sind nach der Digitalisierung im Altpapier verschwunden oder im Shredder gelandet. Diejenigen Dokumente, welche aus rechtlichen Gründen physisch archiviert werden müssen, fanden in zwei Ordnern Platz und fristen, zwar ein einsames, aber auch ungestörtes Dasein im Regal.

Die dadurch neu gewonnene Leichtigkeit schaffte räumlich, aber v.a. auch im Kopf viel Platz, um sich den wirklich wichtigen Dingen im Leben sowie im Arbeitsalltag zu widmen.

Neu eintreffende Dokumente werden umgehend mit einem Dokumentenscanner (Tipp: ScanSnap iX1600 von Fujitsu) direkt in DEVONthink eingelesen, mit Tags versehen und dann entsprechend abgelegt. Dies ist in wenigen Sekunden/Minuten erledigt und man behält dadurch immer den Überblick über seine Informationen und Dokumente.

David Allen, der Erfinder der Selbstmanagement-Methode «Getting Things Done (GTD)» meinte mal: «Verbannen Sie alles aus Ihrem Kopf!». Alles ist es – zum Glück – nicht geworden, aber sicherlich alles was mit Dokumenten, Rechnungen, Garantiescheinen, Manuals, Protokollen, etc. zusammenhängt. Freude (und Ordnung) herrscht!