Einheitliche E-Mail-Signaturen
Mit CodeTwo zu einheitlichen E-Mail-Signaturen ohne manuellen Aufwand
Haben Sie es auch schon erlebt? Jeder Mitarbeitende nutzt eine andere E-Mail-Signatur – mal mit Logo, mal ohne, mal mit dem alten Titel, mal komplett ohne Kontaktdaten. Für Unternehmen, die professionell auftreten möchten, ist das mehr als ein ästhetisches Problem: Es verwässert die Marke, verwirrt Kunden und Kundinnen und birgt rechtliche Risiken. Und wenn Sie dann noch Änderungen einführen möchten – etwa ein neues Logo oder eine Marketingkampagne – heisst das tagelanges manuelles Update bei jedem Benutzerkonto. Klingt nach Stress? Das muss nicht sein..
Inhaltsverzeichnis
CodeTwo – Zentrale E-Mail-Signaturen für Microsoft 365
CodeTwo ist eine Softwarelösung, die genau dieses Problem löst: Sie ermöglicht es, E-Mail-Signaturen, Disclaimer und automatische Antworten zentral zu verwalten und automatisch für alle Mitarbeitenden anzuwenden – unabhängig davon, ob sie E-Mails über Outlook, Smartphone oder Tablet versenden.
Was macht CodeTwo so effektiv?
- Zentrale Verwaltung aller Signaturen
Anstatt jede Signatur einzeln zu pflegen, erstellt Ihre IT- oder Marketing-Abteilung eine einzige Vorlage, die automatisch angepasst und auf alle Mitarbeitenden ausgerollt wird. Die Signaturen werden basierend auf Nutzer und Nutzerinnen Daten wie Name, Position oder Abteilung personalisiert. - Einheitlicher Markenauftritt in allen E-Mails
Jede Nachricht, die das Unternehmen verlässt, trägt das gleiche professionelle Erscheinungsbild – inklusive Logo, Social-Media-Icons oder aktuellen Bannern. Das stärkt die Marke und schafft Vertrauen bei Kunden und Kundinnen und Partnern. - Funktioniert geräte- und app-übergreifend
Ob Desktop-Outlook, Outlook Web App oder E-Mails über Handy: CodeTwo sorgt dafür, dass Signaturen auf allen Geräten einheitlich eingefügt werden, ohne dass jeder Nutzerin lokal etwas konfigurieren muss. - Mehr als nur Signaturen
Neben dem klassischen Signaturmanagement bietet CodeTwo zusätzlich Funktionen wie automatische Abwesenheitsantworten, Disclaimer und sogar eingebettete Marketing-Banner oder Kundenfeedback-Umfragen direkt in der Signatur – ideal für moderne Unternehmenskommunikation.
Warum ist das wichtig?
Professionelle E-Mail-Signaturen sind mehr als eine Fussnote unter einer Nachricht. Sie:
- sind eine digitale Visitenkarte für Ihr Unternehmen
- unterstützen das Branding in jedem Kundenkontakt
- gewährleisten rechtliche Konformität (z. B. bei Pflichtangaben)
- schaffen konsistente Kommunikation über Teams hinweg
Und weil CodeTwo diese Aufgaben zentral und automatisiert übernimmt, sparen Sie Zeit, Ressourcen und Fehlerquellen im Unternehmen.
Für wen eignet sich CodeTwo?
CodeTwo ist besonders geeignet für:
- Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, die täglich E-Mails versenden
- Organisationen auf Microsoft 365 / Office 365
- Teams, die eine starke Marke nach aussen tragen wollen
- IT-Abteilungen, die administrative Arbeit reduzieren möchten
Zusammengefasst: Ihre E-Mail-Signaturen unter Kontrolle
Wenn Sie noch immer jede Signatur manuell pflegen – oder E-Mails ohne einheitliches Erscheinungsbild versenden – verlieren Sie täglich wertvolle Marken- und Kommunikationschancen. CodeTwo bietet eine moderne, zentrale Lösung, mit der E-Mail-Signaturen nicht nur vereinheitlicht, sondern auch gezielt gesteuert werden können – und das ohne manuellen Aufwand pro Einzelperson.
Möchten Sie Ihre E-Mail-Signaturen vereinheitlichen?
Gerne beraten wir Sie individuell – nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
