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Informationen zu E-Mail Signaturen

So kann eine E-Mail Signatur aussehen

Eine E-Mail Signatur für Firmen macht absolut Sinn. Sie wirkt professionell und ermöglicht dem Empfänger schnell den Absender zu identifizieren und zu kontaktieren. Wird die Gruss-Formel auch bereits in der Signatur festgelegt, spart man sich auch diese Eingabe.

Wie sollte eine E-Mail Signatur aussehen?

Übersichtlich, schnell und gut zu lesen sowie seriös. Es gilt die Regel: Weniger ist mehr. Durch Absätze oder ASCII Zeichen können einzelne Informationen voneinander abgegrenzt werden. Ausserdem hilft der Einsatz von verschiedenen Schriftschnitten und -grössen bei der Lesbarkeit der Signatur. Falls Farben eingesetzt werden, sollte man auf dezente Farben setzen und die Auswahl der Schriftarten auf eine Font beschränken. Verzichten Sie auf Sprüche, Slogans oder «Call to Action»-Buttons.

Welche Angaben gehören in eine E-Mail Signatur?

  • Vor- und Nachname des Absenders, ggf. Titel, Stellenbezeichnung
  • Name der Firma, Rechtsform
  • Adresse, Telefonnummer & Direktwahl/Mobile, E-Mailadresse, Website
  • XING, LinkedIn, Twitter, Instagram

Beispiel:
Markus Müller
Personalabteilung

Telefon: +41 (0)71 777 77 77
Direktwahl: +41 (0)71 777 77 66
info@mustermann.ch
www.mustermann.ch

Mustermann AG | Hauptstrasse 77 | 7777 Musterdingen


Ein weiteres inhaltliches Element das immer mehr in Geschäftsemails angewandt wird, ist ein Disclaimer. Dieser besitzt aber keine zusätzlichen Rechtsansprüche und kann deshalb auch gut weggelassen werden.

Beispiel Disclaimer:
Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder gesetzlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Anderen als dem bestimmungsgemässen Adressaten ist untersagt, diese E-Mail zu speichern, weiterzuleiten oder ihren Inhalt auf welche Weise auch immer zu verwenden.

Wie sollte die E-Mail-Signatur formatiert werden?

Eine E-Mail-Signatur sollte im Rich-Text-Format oder als HTML-Nachricht erstellt werden. Speziell formatierte Nachrichten bergen die Gefahr, dass andere E-Mail-Programme das Format unvollständig oder falsch übernehmen. Eine Signatur sollte darum immer in verschiedenen Anwendungen überprüft werden.

Sind Bilder in der E-Mail Signatur sinnvoll?

Grafische Elemente wie Firmenlogos oder andere Bilder wie Social Media Icons, geben dem E-Mail zwar eine spezielle Note, allerdings haben viele E-Mail-Programme Schwierigkeiten damit, Bildelemente darzustellen. Oftmals werden diese von den Mailprogramme direkt als Spam aussortiert oder werden technisch falsch interpretiert. Jedes Bild vergrössert ausserdem das Datenvolumen der E-Mail und frisst entsprechend mehr Speicher. Welches Bildformat man am Ende benutzt, ob .jpeg, .gif, .png oder .svg spielt letztendlich keine Rolle.

Good to know: Wer oberhalb der E-Mail Signatur die Zeichenfolge: -- (Minus, Minus, Leerzeichen) eingibt, ermöglicht es dem Mailprogramm, die Signatur als solche zu erkennen und bei einer Antwort automatisch zu entfernen.

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